编者按：原文刊载于简书平台，作者 逗总手记，微信公众号「逗总手记」，滴答清单君经授权转载。点击文末的「阅读原文」，可查看原文。
若你是效率控，必定久仰 GTD 大名，它算的上时间管理界的逼格代表。这格就格在，复杂难懂，不好上手。
这篇文章是我研读《Getting Things Done》并结合多年 GTD 使用经验所写，尽量还原 GTD 全貌，澄清误区，提示可能触及的雷区。希望读完我的文章后，能让您把 GTD 用的明明白白。
一、GTD 可能并不是你认为的 GTD既然想用，那得知道它有何用。时间管理、提高效率，一提 GTD 就这两词。显然，这两词太抽象。多数人认为，GTD 能充分利用一天时间做更多事，部分人认为 GTD 能治疗拖延症，更有人把 GTD 作为提醒器，对抗遗忘。这些确为 GTD 所及之事，但非核心卖点。Kindle 能压泡面，但便携阅读和护眼才是它的核心卖点。用就要用它的核心卖点，否则会显得本末倒置。没有人为了压泡面买 Kindle，不是吗？GTD 的核心卖点是节省脑力。有些人事多人忙，一天还没过完，精力已耗竭，打不起精神完成更多工作。David Allen 认为用大脑来记忆是浪费，完全可用第三方纸笔或软件等代替，待需处理此事之时，再进入大脑，而非一直盘踞在脑海中。心无旁骛能提高当下效率，还可节省精力，应付更多工作。GTD 的功效在《都忙成狗了，还觉得荒废人生，怎么破？》一文中已详述。由此可见，GTD 的前提是“你很忙”。假如你不忙，只是时间利用率不高，爱拖延，爱磨蹭，GTD 不是不能用，但也要明白，它并不是为这种情况设计的。二、GTD 的作用原理做任何事，都遵循客观的五个步骤：收集、判断、整理、复查、执行。以「家中请客设宴」为例：
收集：询问有几位客人赴约，分别喜欢吃什么。
判断：判断客人的喜好，哪些能满足，哪些不能满足，需要多少份食物。
整理：记下准备做的菜，准备买的食材。
复查：检查还有何遗漏之处。
执行：设宴之日，按预想好的操作即可。
做事的五个步骤前四步是准备期，显然准备越充分，执行越轻松。现实情况是，很多人前四步随便做做，导致问题积压在执行阶段，手忙脚乱，还是以「家中请客设宴」为例：
收集：问来的喜好只记在脑子里，漏了，忘了，记错了。
判断：判断需基于收集来的信息，前面记的乱七八糟，判断自然很模糊。
整理：脑子里大概想想做什么菜，要买什么食材。
复查：随便想想，好像差不多了。
执行：请客之日，A 问想吃的鸡翅有没有，你才想起来；某道菜要提前腌制才入味，现在来不及了；记得家中还有一瓶酱油，怎么就用完了？
GTD 理论认为，人的精力有限，一旦脑力跟不上，就会混乱，可通过合理分配脑力以优化五个步骤：前四步准备充分，第五步傻瓜执行。
每个步骤都是下一步的基石，若全储存在大脑中，大脑会很累。换句话说，我们能轻易说出事情的来龙去脉：
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我在炸鸡翅，因为 A 说想吃，反正我会做，也正好有食材。其实 A 更喜欢红烧鸡翅，我记得家中有酱油的，怎么找不到了，只能炸了。希望端给他的时候，他不要嫌弃
GTD 则要求忘记前因后果，因为早已用纸笔或软件记录，所以一个使用 GTD 的人是这样的：
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为什么在炸鸡翅？管他呢，反正现在就是炸鸡翅。我要翻面了，否则糊了。炸完之后，看一眼 GTD 系统，上面写着：把鸡翅端给 A。
GTD 理论认为，前期充分准备，执行便可心无旁骛，更轻松，也更专注，提高效率是自然之事。
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注意事项收集、判断、整理、复查、执行，五个步骤尽管贯穿 GTD，却非 GTD 提出的做事方法。而是通过观察，发现人们客观上就是这样做的。GTD 基于客观，对五个步骤进行优化。
三、五个步骤的优化方法
1、收集：设置生肉库你需要一个生肉库来代替大脑记忆，将所有待处理的信息记录其中。其他 GTD 的文章，会称之为工作篮、收件箱等。但我觉得生肉库更形象，因为收集的全是原始信息，像没字幕的原版片，是生肉，待加工。
五步骤中的第一步：收集生肉库可实体可虚拟。存放促销单的盒子、记事本，这是实体生肉库。手机上的 APP、电脑文件夹、邮件收件箱等，这是虚拟生肉库。根据实际情况，可设置 1-2 个生肉库，勿多勿少，适用最好。有些人看到这，要开始纠结工具了。GTD 用纸笔即可搞定，高效的工具当然更佳，但为了不沦为“玩工具”，本文仅以纸笔为例。
写在纸上的生肉库1
注意事项
不仅仅把“准备做的事”记入生肉库，而是记入一切待处理的信息。这和其他待办清单有很大区别。
GTD 的作用是分配脑力，但凡要用脑的信息，都放入生肉库。
收集阶段如何避免崩坏
1. 所有信息统统放入生肉库，一个不落。如果生肉库中只是部分信息，你就无法完全依赖它，你知道他不完整，还需要用脑记。如此一来，变成两头兼顾，搞得更为费脑而不是省脑。
领导让你采购 5 样商品，你在清单上记了 3 样。你无法对照清单买完就走，只能在超市里拼命回想。当你一旦想起，会直奔货架，若再掏出纸笔完善购物清单，明显多此一举。这就是为什么有些人用 GTD 觉得更麻烦，而不是更轻松。
2. 不要超过 2 秒。根据我的实践经验，单条收集时间超过 2 秒，代表收集方法太麻烦，麻烦的事定不能长久。请避免以下三种情况：
不合理的生肉库：扫码送红包的促销单，放盒子里即可，不用拍成照片存印象笔记。
做多余的事：常见于用 APP 做生肉库。周三 14 点开会，如此记录即可。不用设定时间提醒，分类，标注重点等等。这是后面的事，不要在收集阶段做。
执念：常见于手账控。记个信息要画花，要贴纸，要换颜色，不然对不起美美的手账。热情一过就懒的搞。
3. 定期清空生肉库。注意是清空不是清理。生肉库必须定期空无一物，我为了避免堆积每日清空。但这的清空不代表完成，而是把“生肉”从生肉库里移出，进入下一环节。
2、判断：为“生肉”打标签收集的后一步是判断。所谓判断，是指对“生肉”作定性。定性的方法是依次提问，再根据答案给“生肉”打标签。
五步骤中的第二步：判断
Q1: 这是什么？
收集阶段要求不超过 2 秒，原始信息基本一扫而过。为了正确判断，有必要再次阅读，看清楚后进入 Q2。
Q2: 现阶段是否执行？
如果不能执行，从 #没用、#可能会做、#可能有用 中选1个标签打上，判断结束。如果可以执行，进入 Q3。
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没用：过期的优惠券、没意义的信息、已取消的计划等等。
可能会做：想做但不是现在。比如，网上推荐的美食，有机会打算去吃。别人推荐的电影，有空打算去看。
可能会用：今后会派上用处的信息。比如，外卖单、优惠券、可借鉴的案例等。
Q2：现阶段能否执行？Q3：2 分钟内能否完成？
2 分钟内可完成，打上 #2分钟 标签，判断结束。如果耗费 2 分钟以上，请进入 Q4。
Q3：2 分钟内是否完成？Q4：能否一步完成？如果不能，打上多步标签，判断结束。如果一步即可搞定，请进入 Q5。1
一步：一个动作即可完成。比如，打电话给小王、丢垃圾、复印合同。
多步：一个以上动作才可完成。比如，策划年会，主题演讲、通过英语六级考试。
Q4：能否一步完成？1
注意事项
同一动作在不同场景下，可能是「一步动作」也可能是「多步动作」，视情况而定。例如：签合同。
如果你已和对方谈妥，仅差签字。这是「一步动作」。
如果没有谈好，签字之前，还有商讨细节，双方确认等步骤，这就是「多步动作」。
GTD 中把一步完成的事称为「行动」，把一步以上完成的事称为「项目」。
Q5：自己做？别人做？
如果自己做，打上 #自己做 标签，判断结束。如果别人做，打上 #别人做 标签，判断结束。
Q5：自己做还是别人做？
至此，判断全部结束，打标后的生肉库见下图。实际使用中，打标可在脑内进行，没必要写下来，此处仅为示例。
生肉库的打标示意图
3、整理：清空生肉库整理是把“生肉”从生肉库中移出，按其标签，分类处置。你需要几张纸，写上愿望清单、项目清单、执行清单、等待清单；存放资料的文件夹（可虚可实）；一本日历。
不同标签对应不同处理方式上图是不同标签的生肉对应的去处，下面将依次详述。
没用 – 垃圾桶有两种情况会收集无用“生肉”。一是快速收集没看仔细，二是事情有变，有用变无用。别因此沮丧， #没用 标签的生肉直接丢掉。
没用的条目直接划掉可能会做 – 愿望清单想做但不是现在，也未安排何时，总觉得有朝一日会做。比如，网上推荐的餐厅、别人推荐的电影、想学的技能，等等。这份清单可以理解为「Mark」，先标记一下，有空再说。
从生肉库划去，放到愿望清单
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小技巧
建议完善“生肉”措辞。如果以「想」字开头，语义将更明确。
可能有用 – 文件夹
这些通常不是任务，而是资料。不可丢弃，留备待查。实体资料可用文件夹保存，虚拟资料可用网盘、印象笔记等等。可用工具极多，以后会对此逐一推荐。但切记，不要沦为「玩工具」。照相机玩的再溜，也不代表摄影水平高超。
从生肉库划掉，放到对应的保存点2 分钟 – 立刻去做2 分钟内能完成的事，直接做掉，删除即可。
做完从生肉库中划去自己做 – 执行清单、日历标为 #自己做 的生肉，移到「执行清单」。如有准确日期，则标在日历上。
从生肉库划去，写到对应的执行清单和日历1
小技巧
建议完善“生肉”措辞。加上动词或以动词开头，语义将更明确。
准确日期指仅可在这天执行，早不行，晚也不行。
别和开始和截止日期弄混。比如，10 日 – 15 日开团买面膜。不可标注在 10 日，也不可标注在 15 日。应写在「执行清单」上并注明开始和截止日期。
这样做是为保持「日历」的紧迫感。如果日历上的任务可变动，会令人麻木，久而久之将不再对日期敏感。
别人做 – 等待清单交给别人做的事，写在「等待清单」中。虽无需自行动手，但仍为分内事，必要时或许要催促，因此不能简单删除，而要留有痕迹。
从生肉库划去，写到等待清单1
小技巧
建议完善“生肉”措辞。如果以「等」字开头，语义将更明确。
多步 – 项目清单「项目清单」较特殊，移出时不作为内容，应使用全新空白纸，作为标题。
每个项目对应一个清单将「执行清单」「日历」「等待清单」中与其相关的行动，汇总到项目清单。
汇总到项目清单进一步分解项目，预计该项目还需哪些「一步行动」，再填到对应的「执行清单」「日历」「等待清单」。
预想行动，并抄到对应清单此处的项目分解是凭经验做的预想，执行起来并不一定就此发展，且极可能漏掉。这些无需担心，只要严格按照 GTD 流程，这些问题可在复查阶段被修正。
这也正是为何明明重复，却一定要单设「项目清单」。进度控制对项目管理而言至关重要，混在其他清单中加大分辨难度，不易复查。筛选和回想很费脑，而 GTD 的宗旨是省脑。
至于为何不把其他清单上的去掉，仅用「项目清单」，这就涉及执行阶段如何省脑了
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注意事项
抄来抄去确实繁琐，实际操作并不会用纸笔，而是 APP。用 GTD 适配度高的软件，没有这么麻烦。
4、复查：执行前的最后准备
很多人能用 GTD，但用不久，跑着跑着就崩，症结在于复查不到位。该词原文翻译过来叫「回顾」，但我觉得认为表达不精准，容易误解成「看下自己做过什么」。这步重点在检查，而不是「人生跑马灯」。
复查是执行前的最后准备。明天要出差了，今晚再检查下行李是否缺漏；马上要考试了，进场前再检查下手机是否关机；马上要表演了，上台前再检查下服装有无纰漏。GTD 的复查原理与其类似，执行前再检查一遍前面的步骤，看是否已按要求处理。
执行前的再检查GTD 理论要求的回顾频率是每周一次，通常是周末抽出一大段时间。实际使用后深觉工作节奏快，每周复查跟不上步调，有必要加强复查频率，保证现实和 GTD 系统不脱节。我在每天临睡前复查，一般 5-10 分钟即可。
复查的步骤检查「生肉库」是否清空。
检查「愿望清单」是否有条目需要执行，转化成行动或项目。
检查每张「项目清单」了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。
检查「等待清单」是否有条目需要转化成行动，也就是催促。
检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。
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复查心得
起初使用 GTD 并不能完全放心，尽管晚上都安排妥当，第二天早晨我还看下清单，需对今日事项做到心中有数。
熟练使用 GTD 后，早晨的复查已省去。我不需要提前知道，开始做了才去想。如果你对 GTD 不能做到完全依赖，也可先这样过度。
再次强调，复查是 GTD 中最重要的环节。其程度相当于把草稿纸上算的结果填到答题卡上，不复杂但很关键。不做这步，之前全费。
5、执行：按顺序执行执行指从「行动清单」和「日历」中挑件事来做。GTD 对如何挑选也做了指导：
先做「日历」上的事项。
再做突发工作。指临时指派给你，较为紧急的工作。如果不紧急，放入生肉库。
做「行动清单」上的事项。如果你的「行动清单」上有超过50条行动，挑选就成了麻烦，需用到 GTD 中的「情境」技巧（我的其他文章会介绍）。如果没有超过 50 条，就挑能做的做吧。
如果上述行动全部执行完毕，就运行 GTD 系统，也就是处理生肉库，判断打标这套流程。这样你又会有新的任务出现了。如果这都做完了，恭喜你，完美的一天。
四、成为 GTDer看完上述介绍，若你有意着手一试，可遵以下步骤开始：
1. GTD 的初次配置准备好 GTD 工具，可以是手账、APP 等。
找个空闲的周末，整理所有的待办事宜、想法等，放入生肉库。
判断、打标，分别整理到对应的清单。
2. GTD 的日常使用执行：先做「日历」、再做突发事件、再做「行动清单」，如此循环。
生活中，所有的闪念、新任务、新资料等，放入「生肉库」。
临睡前复查：清理「生肉库」、判断、打标、分解项目、整理到对应清单。
3. GTD 的崩溃应对将没有记录的“生肉”从脑内拿出，放入「生肉库」
执行复查环节，GTD 即可回到正轨。
五、写在最后GTD 的方法已经写完了，指望它治疗拖延症的人，可能要失望。GTD 没有提醒环节，无法在堕落之时唤起努力之心。使用 GTD 的感觉，更像打网游。我要干嘛呢？看看任务单吧。让人高效打怪升级，不在游戏中迷茫。如果连游戏都不打开，GTD 实则无用。
尽管 GTD 对拖延症无效，我们依然有其他方法治疗，欢迎关注「逗总手记」，后续将有相关文章。
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